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新型コロナワクチン接種 受診WEB予約システムの不具合について(ご報告)

印刷用ページを表示する 掲載日:2021年7月21日更新

御予約を予定していた皆様には、御不便・御迷惑をおかけしまして、誠に申し訳ございませんでした。

7月14日(水曜日)から開始した、新型コロナワクチン接種の予約における不具合について、予約システム提供企業から原因及び再発防止策の報告がありましたので、お詫びして御報告申し上げます。

新座市の新型コロナワクチン接種予約については、市及び予約システムの提供企業1社により、
「新型コロナワクチン接種受診WEB予約サイト」
「新型コロナワクチン接種予約コールセンター」
の業務を行っております。

60~64歳の方の予約が開始時刻にできなかったことについて(原因)

市の依頼内容

令和3年度に60~64歳となる方のデータを予約システム提供企業の担当者に送付し、7月14日(水曜日)午前8時30分からログイン・予約できるよう依頼しました。

予約システム提供企業での作業

予約システム提供企業の担当者が、企業内の開発部門(予約システムを利用するための処理を行う部門)へデータを送付し、他案件とともに作業内容を依頼しました。

その後、企業の担当者では予約するための処理が既に行われているものと認識していましたが、企業内の開発部門では予約可能にする日時の詳細を依頼されていないものと認識し、予約可能となる設定が行われない状態で予約開始日となったため、予約システムのログイン・予約が行うことができなかったものです。

優先接種対象の方の予約が開始時刻にできなかったことについて(原因)

市の依頼内容

優先接種対象者のデータは、申請期間ごとに2回に分けて予約システム提供企業に送付し、7月14日(水曜日)午前8時30分からログイン・予約できるよう依頼しました。

予約システム提供企業での作業

予約システム提供企業の担当者が、市が2回に分けて送付したデータの内容について誤認識し、片方のデータしか反映されず、予約システムのログイン・予約ができる方とできない方が存在する状況となったものです。

再発防止策

市と予約システム提供企業では、主な業務連絡を電話及びメールで行っておりました。

予約システム提供企業から

  • 試験環境において、予約の可否を市側で確認できないこと
  • 市側で予約可能にする操作ができないこと

の2点について説明があったため、特に予約開始日の前日については、再三の確認を企業担当者に行っておりましたが、確認の上でこのような結果となったため、市と予約システム提供企業では、次の運用を行うことで、再発防止を図ることとしました。

この度は、御迷惑をおかけしまして申し訳ございませんでした。
重ねてお詫び申し上げます。

・予約システム提供企業内での連絡票の使用
 (依頼内容・作業履歴・対応件数の明確化)

・複数名でのチェック体制の強化
 
(誤認識による相違の防止)

・連絡票による市職員の最終確認