住所や電話番号を記載した自治会名簿や緊急連絡網などを作成したいのですが

　自治会名簿や緊急連絡網などを作成するに当たっては、会員の皆さんの意向を尊重し、納得できるルールを作りましょう。具体的には、次のような工夫をするとよいでしょう。

1. 会員相互の親睦、連絡や災害時の緊急対応などの利用目的を明示し、これに同意の上で個人情報を記入・提供してもらいましょう。また、記載する個人情報の項目は必要最小限としましょう。
2. 作成の必要性や方法、配布先や管理方法などのルールを整理・説明し、納得してもらいましょう。
3. 全員の同意が得られない場合であっても、同意された方の名簿の作成は可能です。

　また、名簿を作成した後は適正に管理する必要があります。複写や第三者への提供を禁止するなどの取扱いルールや、紛失・廃棄の際のルールを名簿や緊急連絡網の余白などに記入したり、配布対象者を限定したりするなど、管理方法を整理しましょう。

　名簿を共有することは漏えいや流出の危険性はありますが、それ以上に安全のための連絡体制の確立などの利益があると考えられます。個人情報の流出等を防ぐためにも、名簿や緊急連絡網の配布先には徹底した管理や取扱いを促しましょう。

関連リンク

• 個人情報保護法について詳しくは、個人情報保護委員会のホームページをご覧ください（別ウィンドウ）

• 【個人情報保護委員会】自治会・同窓会向け会員名簿を作るときの注意事項（PDF）