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令和2年度第2回新座市情報公開・個人情報保護審議会
開催日時
令和3年2月19日(金曜日)
午前10時から午前11時10分まで
開催場所
市役所本庁舎 5階 全員協議会室
出席委員
富山武司、石野榮一、神橋一彦、西城秀雄、関根由美子、高橋享子、長瀬幸子、西岡真弓、水永誠二
事務局職員
総務部副部長兼総務課長 平岩幹夫
総務課情報公開係長 松木千恵子
総務課主事 星野瑞果
総務課主事 木津美邑
情報システム課主任 安藤太智
情報システム課主事 貫井崇史
〔提案課職員〕
いきいき健康部副部長兼新型コロナウイルスワクチン接種事業推進室長 井口幸彦
新型コロナウイルスワクチン接種事業推進室副室長 山本聡子
新型コロナウイルスワクチン接種事業推進室主任 照井慈人
教育総務部副部長兼生涯学習スポーツ課長 金子啓一
生涯学習スポーツ課副課長 斉藤政登
生涯学習スポーツ課スポーツ・青少年係長 渡邊真吾
生涯学習スポーツ課主事 向山千景
会議内容
- 開会
- 議題
(1) 会長・副会長の選出
(2) 諮問
ア 新型コロナウイルスワクチン予約システムの導入に伴う外部電子計算組織との結合による個人情報の処理について
イ スポーツ安全保険のインターネットによる加入手続に伴う外部電子計算組織との結合による個人情報の処理について
(3) その他
- 閉会
会議資料
- 当日配布資料
(1) 次第
(2) 新型コロナウイルスワクチン予約システムの導入に伴う外部電子計算 組織との結合による個人情報の処理について
ア ネットワーク図
イ セキュリティ対策チェックリスト
ウ クーポン券見本
(3) スポーツ安全保険のインターネットによる加入手続に伴う外部電子計 算組織との結合による個人情報の処理について
ア ネットワーク図
イ セキュリティ対策チェックリスト
- 事前配布資料（諮問書、添付資料2件）
公開・非公開の別
非公開
（傍聴者0人）
その他の必要事項
審議の内容（審議経過、結論等）
1．開会
2．議題
(1)会長・副会長選出
委員の互選により、会長に富山武司委員、副会長に石野榮一委員が選出された。
(2)諮問
ア 新型コロナウイルスワクチン予約システムの導入に伴う外部電子計算 組織との結合による個人情報の処理について
（ア）担当課である新型コロナウイルスワクチン接種事業推進室から事前に配布した諮問書及び添付資料に沿って概要を説明した。
（イ）質疑及び意見の概要
委員 事務フロー図の中で、健康管理システムから予約受付番号を抽出するとあるが、予約する前から予約受付番号が振られているのか。
担当課 健康管理システムの中で、市民一人一人に付番している宛名コードを基に生成した番号を、予約受付番号として割り振る。
委員 現時点では、ワクチンの接種状況とマイナンバーを連携しないということでよいか。今後、連携することはあり得るのか。
担当課 現時点ではマイナンバーとの連携は考えていない。将来的にも、オンラインでの連携はないと考えている。
委員 基礎疾患のある方について、その情報を市で保有しているのか。
担当課 市では基礎疾患のある方に関する情報を収集していないので、自己申告となる。65歳未満で基礎疾患のある方は、高齢者に続いて先行接種ができる。基礎疾患のある方は、ワクチン接種に当たり、かかりつけ医へ相談していただき、問診票に基礎疾患がある旨を明記し、自己申告で接種するようになる予定である。
委員 クラウド基盤を使用するか。
担当課 さくらインターネット株式会社のクラウド基盤を使用する。
委員 クラウド基盤を使用するのであれば、個人情報取扱いの再委託に当たるので、委託先が再委託先を適切に監督しているか市が監督する義務がある。
担当課 承知した。早急に確認の上、対処する。
委員 健康管理システムには、どのような情報が保存されているのか。医療従事者や高齢者施設の従事者は先行接種の対象になると思うが、健康管理システムには勤務先の情報も保存されているのか。
担当課 乳幼児のワクチン接種状況等、予防接種の状況が保存されているもので、市民の勤務先の情報は保存されていない。また、医療従事者については、高齢者に先駆けて接種が開始されるが、これについては埼玉県が取りまとめている。県が医療機関へ照会をかけて、接種対象となる医療従事者の情報を収集するというもので、市のシステムとは別になる。65歳未満の高齢者施設の従事者については、クーポン券と従事者である旨の証明書を病院へ持参して、一般よりも先行して接種する予定である。
委員 健康管理システム内の情報を全て出力するわけではなく、ワクチン接種に必要な一部の情報を抽出するということか。
担当課 クーポン券送付時の対象者の情報のみを送るため、まずは先行接種となる65歳以上の方の情報を抽出する。
委員 新座市に住民登録があるが市外に住んでいる人は、クーポン券をその住所に送るのか。実際に住んでいるところで接種できるのか。
担当課 住民登録地からクーポン券を取り寄せて、実際に住んでいるところで接種が可能だが、住民登録地で接種できない旨の証明書（在学中、単身赴任）等の取扱いが必要となる。
委員 新座市のクーポン券を使用して市外の病院を受診した場合の接種状況についても、新座市で把握できるのか。
担当課 新座市のクーポン券を使用した場合、接種費用の請求が新座市に来るため、接種状況についても把握できる。
会長 再委託先の監督については、十分に対策を取ってほしい。
（ウ）結論
新型コロナウイルスワクチン予約システムの導入に伴う外部電子計算組織との結合による個人情報の処理については、認める。ただし、個人情報の取扱いに関して、委託先である本システム提供者に対する必要かつ適切な監督を行うこと。なお、必要かつ適切な監督には、委託先が利用するクラウド基盤の提供者を再委託先として適切に監督しているかどうかを監督することも含まれる。
イ スポーツ安全保険のインターネットによる加入手続に伴う外部電子計 算組織との結合による個人情報の処理について
（ア） 担当課である生涯学習スポーツ課から事前に配布した諮問書及び添付資料に沿って概要を説明した。
（イ） 質疑及び意見の概要
委員 ココフレンドで使用する端末は、ココフレンド専用端末か。
担当課 各ココフレンドに設置された専用端末である。
委員 ココフレンドの端末のウイルス対策ソフトのパターンファイル更新は、自動更新か。
担当課 教育ネットワーク内にウイルス対策サーバがあり、教育ネットワークへログインした際に、そこにつながり、パターンファイルの更新を行う仕組みとなっている。
委員 ココフレンドにある紙の申込書とココフレンドの名簿データは、どのように保管されているか。
担当課 申込書は、鍵の掛かるロッカーで小学校在籍年分（1年生から6年生まで）保管する。名簿データについては、当該保険の保険期間が4月1日から3月31日までの1年間であることから、年度終了後、消去する。
委員 紙の廃棄は、適切に管理されているか。
担当課 廃棄時に、各ココフレンドから廃棄文書を収集して、生涯学習スポーツ課がまとめて廃棄する。
委員 スポ安ねっとの手続に限らず、ココフレンドにおける情報の管理・運用に関して、これまでに問題が発生したことはないか。
担当課 教育ネットワークへログインする際には、職員ごとのID・パスワードによる認証が必要である。端末については、ウィンドウズのアップデートやウイルス対策ソフトのパターンファイル更新を実施し、常に最新のセキュリティ環境となるよう対策を採っている。また、職員及びココフレンドを管理する委託先従業者は、個人情報の取扱いに係る特記事項及びセキュリティポリシーを遵守している。
委員 チェックリストの備考欄に、委託先に当たらないとの記載がある。条例上だと個人情報取扱いに関する委託の定義が不明確になってしまっているが、個人情報保護法上は、個人データの取扱いを委ねる場合は、契約の形態、種類を問わず、個人情報取扱いの委託に当たる。そのため、委託先として必要かつ適切な監督を行うことが必要になる。
（ウ） 結論
スポーツ安全保険のインターネットによる加入手続に伴う外部電子計算組織との結合による個人情報の処理については、認める。ただし、スポーツ安全保険の契約先は、個人情報の取扱いの委託先となるため、個人情報の取扱いについて、必要かつ適切な監督を行うこと。なお、必要かつ適切な監督には、保守を委託している保守業者を再委託先として、適切に監督しているかどうかを監督することも含まれる。
(3)その他
事務の都合上、至急答申を得て、すぐに運用を始めたい状況にあることから、今回に限り、本日付けの答申とさせていただきたい旨を説明した。
3．閉会
午後11時10分終了
