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本人通知を実施しています

印刷用ページを表示する 掲載日:2019年5月1日更新

 本人通知は、住民票の写しなどの不正請求及び不正取得による権利侵害の防止を図るため、住民票の写し又は戸籍謄本など(以下「住民票の写しなど」という)を本人などの代理人や第三者に交付したとき、事前に登録した方に対して交付した事実を通知するものです。
 本人通知を希望する方は、事前に市民課窓口又は市内の各出張所での申請が必要です。
 また、郵送による申請も受け付けています。

登録できる方

  1. 新座市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録(記載)されている者(住民基本台帳又は戸籍の附票から除かれた者を含む。)
    ※消除されてから5年経過した住民票の写し又は戸籍の附票に記録されている者を除く。
  2. 新座市が作成した戸籍に記録されている者(戸籍から除かれた者を含む。)
    ※死亡した者、失踪宣告を受けた者は対象としない。
     登録申請できるのは本人に限ります。ただし、未成年の場合は、法定代理人による申請が可能です。また、郵送による申請も可能です。

登録日

  登録申請書の受付日の翌日からとなります。 
  なお、市内の各出張所で受け付けした場合は、受付日の翌々日からの登録となります。

登録に必要なもの

 登録に必要な書類は戸籍、住民票に関する様式のダウンロードからダウンロードできます。

 また、登録の際には本人確認書類(運転免許証、旅券、マイナンバーカード(個人番号カード)、写真付き住民基本台帳カードなどの写真付き公的身分証明書又は許可証)が必要となります。
 これらをお持ちでない方は、健康保険証、年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類の提示が必要です。いずれも有効期限内のものに限ります。

本人が登録申請の手続をする場合

登録に必要なもの

  • 本人確認書類
  • 申請書

任意代理人が登録申請の手続をする場合

登録に必要なもの

  • 登録者本人の本人確認書類の写し
  • 申請書
  • 登録者本人の自署による委任状
  • 代理人の本人確認書類
  • 代理人の印鑑

法定代理人が登録申請の手続をする場合

登録に必要なもの

  • 申請書
  • 戸籍謄本などの資格を証明する書類
  • 代理人の本人確認書類
  • 代理人の印鑑

郵送により登録申請の手続をする場合

登録に必要なもの

郵送による登録は本人からの申請に限ります。

  • 本人確認書類の写し
  • 申請書

交付事実の通知

 登録をした方の住民票の写しなどを本人の代理人又は第三者に交付した事実を通知します。

通知の対象となる証明書(住民票の写しなど)

  • 本籍入りの住民票の写し(除票、改製原を含む。)
  • 本籍入りの住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し(消除された戸籍附票を含む。)
  • 戸籍謄本及び戸籍抄本(除籍、改製原を含む。)
  • 戸籍記載事項証明書

 通知書に記載する内容

  • 住民票の写しなどの交付年月日
  • 交付した住民票の写しなどの種別及び通数又は件数
  • 交付した住民票の写しなどの交付請求者の種別

交付事実の通知対象

住民票の証明の場合

  • 本人又は同一世帯の方の委任を受けた代理人から請求があり交付した場合
  • 本人又は同一世帯の方以外の方から請求があり交付した場合

戸籍の証明の場合

  • 本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方の委任を受けた代理人から請求があり交付した場合
  • 本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方以外の方から請求があり交付した場合

本人通知実施の流れ(事前登録から通知までの流れ)

  1. 事前登録 通知を希望する人が事前に市民課住民記録パスポート係で登録します。

  2. 代理人・第三者からの請求 住民票の写しなどの請求があれば審査の上交付します。

  3. 登録者への通知 事前登録者に、交付した事実を通知します。

登録申請書などの様式

 

郵送による登録は本人からの申請に限ります。

  • 本人確認書類の写し
  • 申請書

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