本人通知を実施しています

本人通知とは

　本人通知は、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による権利侵害の防止を図るため、住民票の写し（本籍地及び筆頭者が記載されたもの）や戸籍謄本などを、本人等の代理人や第三者に交付したとき、事前に登録した方に対して交付した事実を通知するものです。
​　住民票の写し等の不正取得の防止や、住民票の写し等を第三者に交付されたことを本人が早期に確認できることにより、万一不正取得の疑いのある場合、交付請求書の開示請求等により事実関係を究明するきっかけとするため、平成22年6月1日から開始しました。

どのようなときに通知するのか

　本人通知の登録をした方の住民票の写し等を、本人等の代理人又は第三者に交付した場合に本人宛てに通知します。
　ただし、以下の場合は通知対象外となります。
　　・国又は地方公共団体からの請求
　　・特定事務受任者（弁護士、司法書士等）の紛争処理等に係る請求
　　・密行性が高い等、個人の権利を侵害するおそれがあると判断した場合

本人等の代理人又は第三者に交付した場合とは

住民票の写し等の証明書の場合

　　・本人又は同一世帯の方の委任を受けた代理人から請求があり、交付した場合
　　・本人又は同一世帯の方以外の方（特定事務受任者（弁護士、司法書士等）等）から請求があり、交付した場合

戸籍の証明の場合

　　・本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方の委任を受けた代理人から請求があり、交付した場合
　　・本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方以外の方（特定事務受任者（弁護士、司法書士等）等）から請求があり、交付した場合

何を交付したときに通知するのか（本人通知の対象となる証明書）

　　・住民票の写し（本籍の記載のあるもの。除票含む）
　　・住民票記載事項証明書（本籍の記載のあるもの）
　　・戸籍の附票の写し（戸籍の附票の除票を含む）
　　・戸籍謄本及び戸籍抄本（除籍、改製前を含む）
　　・戸籍記載事項証明書（除籍、改製前を含む）​

事前登録から本人通知実施までの流れ

　1．事前登録　本人通知を希望する人が事前に市民課住民記録パスポート係又は各出張所で申請します。

　2．本人等の代理人又は第三者からの請求　住民票の写し等の請求があれば、審査の上、交付します。

　3．登録者への通知　事前登録者に、交付した事実を通知します。

 通知書に記載する内容

　　・住民票の写し等の交付年月日
　　・交付した住民票の写し等の種別及び通数又は件数
　　・交付した住民票の写し等の交付請求者の種別（本人等の代理人又は第三者）​

登録できる方

　1．新座市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録（記載）されている方
　　　※　住民基本台帳又は戸籍の附票から除かれた者を含む。

　2．新座市が作成した戸籍に記録されている方
　　　※　戸籍から除かれた者を含む。
　​　　※　死亡した者、失踪宣告を受けた者は対象外

​登録方法

　本人通知を希望する方は、事前に市民課窓口又は各出張所での申請が必要です。
　また、郵送での申請や電子申請も受け付けています（本人からの申請に限ります。）​。

■市役所（市民課）窓口又は各出張所で登録の手続をする場合　

　※1　申請書は、市役所、各出張所に設置してあります。ダウンロードする場合は、このページの一番下にある「登録申請書などの様式」からダウンロードしてください。
　※2　本人確認書類（下記のA1点又はB2点。いずれも有効期限内のものに限ります。）
　　　　　A・・・マイナンバーカード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券などの写真付き公的身分証明書
　　　　　B・・・健康保険証、年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類​​
　※3　法定代理人である資格を証明する書類
　　　　　親権者・・・・・子どもの戸籍謄本（本籍地が新座市の場合は不要です。）
　　　　　成年後見人・・・登記事項証明書（審判書謄本ではありません。）

■郵送で登録の手続をする場合

　郵送による登録は本人からの申請に限ります。​

【登録に必要なもの】
　・申請書※1
　・本人確認書類※2の写し
　※1　申請書は、市役所、各出張所に設置してあります。ダウンロードする場合は、このページの一番下にある「登録申請書などの様式」からダウンロードしてください。
　※2　本人確認書類（下記のA1点又はB2点。いずれも有効期限内のものに限ります。）
　　　　　A・・・マイナンバーカード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券などの写真付き公的身分証明書
　　　　　B・・・健康保険証、年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類​​

■電子申請（パソコン、スマートフォン）で登録の手続をする場合

　電子申請による登録は本人からの申請に限ります。​

【登録に必要なもの】
​　・マイナンバーカード（署名用電子証明書搭載のもの）
​　・カードリーダー（パソコンで電子申請を行う場合）

　　　　　　　電子申請はこちらから → 電子申請入力フォーム

登録日

　 登録申請書の受付日の翌日からとなります。 
　 なお、各出張所で受け付けした場合は、受付日の翌々開庁日からの登録となります。

登録内容の変更・廃止について

　登録した氏名、住所、本籍その他登録内容に変更が生じたとき又は登録を廃止したいときは、新座市本人通知登録（変更・廃止）届出書の提出が必要です。

■市役所（市民課）窓口又は各出張所で変更・廃止の届出をする場合

　※1　届出書は、市役所、各出張所に設置してあります。ダウンロードする場合は、このページの一番下にある「登録申請書などの様式」からダウンロードしてください。
　※2　本人確認書類（下記のA1点又はB2点。いずれも有効期限内のものに限ります。）
　　　　　A・・・マイナンバーカード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券などの写真付き公的身分証明書
　　　　　B・・・健康保険証、年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類​​
　※3　法定代理人である資格を証明する書類
　　　　　親権者・・・・・子どもの戸籍謄本（本籍地が新座市の場合は不要です。）
　　　　　成年後見人・・・登記事項証明書（審判書謄本ではありません。）

■郵送で変更・廃止の届出をする場合

　郵送による届出は本人からの届出に限ります。​

【届出に必要なもの】
　・届出書※1
　・本人確認書類※2の写し
　　　※1　届出書は、市役所、各出張所に設置してあります。ダウンロードする場合は、このページの一番下にある「登録申請書などの様式」からダウンロードしてください。
　　　※2　本人確認書類（下記のA1点又はB2点。いずれも有効期限内のものに限ります。）
　　　　　　　A・・・マイナンバーカード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券などの写真付き公的身分証明書
　　　　　　　B・・・健康保険証、年金手帳などの公的証明書1点を含む2点以上の書類​​

■電子申請（パソコン、スマートフォン）で変更・廃止の届出をする場合

　電子申請による届出は本人からの届出に限ります。​

【届出に必要なもの】
​　・マイナンバーカード（署名用電子証明書搭載のもの）
　・カードリーダー（パソコンで電子申請を行う場合）

　　　　　　　変更の電子申請はこちらから → 【変更】電子申請入力フォーム

　　　　　　　廃止の電子申請はこちらから → 【廃止】電子申請入力フォーム

登録申請書などの様式

　　・新座市本人通知実施要綱 （別ウィンドウ・PDFファイル・144KB）
　　・新座市本人通知登録申請書 （別ウィンドウ・PDFファイル・250KB）
　　・新座市本人通知登録申請書【記入例】 （別ウィンドウ・PDFファイル・276KB）
　　・新座市本人通知登録（変更・廃止）届出書 （別ウィンドウ・PDFファイル・191KB）
​　　・​新座市本人通知登録（変更・廃止）届出書【記入例】 （別ウィンドウ・PDFファイル・244KB）